Een vraag die nieuwe klanten vaak stellen, is “Hoe lang duurt het om mijn collectie boeken en andere materialen in Colibris te stoppen?”. We maken ons sterk dat Colibris uiterst gebruiksvriendelijk is en er alles aan doet om het invoerproces zo efficiënt mogelijk te maken. Laten we dat even bekijken aan de hand van cijfers.
Hoe helpt Colibris de invoer te vergemakkelijken?
Om te beginnen is er onze functie om ISBN-gegevens te downloaden, die op basis van de ISBN barcode van boeken of de EAN barcode van cd’s, dvd’s en spellen automatisch de gegevens kan ophalen. Scan een boek en wij vullen meteen de titel, uitgever of het jaar van uitgave in, samen met het AVI-niveau, de korte inhoud én de coverafbeelding. Dit werkt erg snel en is bovendien uniek binnen de bibliotheeksoftware – geen enkel ander pakket biedt zoveel data aan van Europese uitgaven. En bovendien gratis inbegrepen in onze jaarlijkse prijs.
Je hoeft dan enkel nog je eigen gegevens aan te vullen, zoals eventuele trefwoorden of de gewenste classificatie, samen met de locatie en uitleenbaarheid van de exemplaren.
Dit is een voorbeeld van een detaildiche die Colibris zelf kan genereren op basis van een ISBN-nummer. Scannen en klaar!
Barcodes en ruglabels automatisch uit de printer
Colibris drukt automatisch een uitleenbarcode af op zelfklevende stickers, aan de hand van een Zebra labelprinter. Ook een ruglabel met daarop de gegevens die je zelf kiest (bv. de auteur en de aanbevolen leeftijd) worden gegenereerd zonder extra werk.
We gebruiken duurzame etiketten (speciale inkt op harsbasis) die tientallen jaren meegaan omdat ze goed bestand zijn tegen UV-licht en schadelijke stoffen. Ook daarin verschillen we van andere pakketten, die soms werken met je eigen printer (weinig duurzaam en vaak onhandig op grote vellen) of die je verplichten om vooraf bedrukte etiketten te bestellen bij hen. Doordat er geen extra beschermingsfolie of plastificatie nodig is bij onze labels, bespaar je tijd én geld.
Zelfs de kost van de printer is daardoor snel terugverdiend. Een Nederlands bibliotheekpakket vraagt € 375 voor 10.000 voorbedrukte barcodelabels. Dat is méér dan de prijs die wij vragen voor hetzelfde aantal labels mét de kost van een nieuwe printer erbij.
Hoeveel boeken kan je invoeren per uur?
We onderzochten recent hoe snel onze klanten gemiddeld nieuwe materialen toevoegen. Daaruit blijkt dat nieuwe klanten het eerste uur ongeveer 20 à 30 items invoeren, dus ongeveer 2 à 3 minuten per item. Het gaat dan echt om de allereerste keer dat er met onze software wordt gewerkt. We zien dat de snelheid snel oploopt, en na enkele uren ervaring zit de gemiddelde invoer rond de 45 à 60 nieuwe boeken per uur.
Het ophalen van gegevens en het afdrukken van de labels duur ongeveer 30 seconden. Daarbij moet je nog wat tijd rekenen om trefwoorden en andere ‘eigen’ gegevens in te vullen. Daarna is er ook de tijd om de etiketten op te kleven.
Heb je al op voorhand beslist om niet met ruglabels te werken, of hebben je boeken al een bestaande barcode van Bib Op School? Uiteraard zal je snelheid dan een stuk hoger liggen.
Nog voordelen van Colibris
Colibris probeert het nog gemakkelijker te maken. Wist je dat we geen limiet hebben op het aantal beheerders binnen je licentie? Daardoor kan je perfect met een groepje vrijwilligers tegelijk materialen invoeren, ieder op een eigen laptop. Als iedereen klaar is, kan je in één keer de gezamenlijke lijst van labels afdrukken. Sommigen kunnen zich concentreren op het aanbrengen en terugplaatsen van de objecten, anderen op het invoeren van gegevens, en nog anderen kunnen specialist worden in het kleven van labels. Zo gebeurt alles weer wat efficiënter én maak je er een gezellige groepsactiviteit van.
Je hoeft ook niet over meerdere barcodescanners te beschikken: je kunt de cijfers van het ISBN-nummer ook via het toetsenbord invoeren.
Conclusie: de meest efficiënte bibliotheeksoftware?
Op basis van de gegevens van honderden klanten konden we berekenen dat het mogelijk is om met 2 personen tot 1000 boeken per dag in Colibris te stoppen. We denken daarmee aan de top te staan van de bibliotheeksoftware op de markt, zeker als je bedenkt hoeveel rijke data je van elk item krijgt aangeboden zonder meerkost.
Zie je toch op tegen dit werk, en beschik je al over gegevens in Excel, Access of bestaande bibliotheeksoftware? Dan bekijken we graag de mogelijkheden voor een conversie, waarbij al je gegevens door ons worden overgezet naar Colibris.
Ben je benieuwd op welke vlakken Colibris de werking van je bibliotheek efficiënter kan maken? Wij beantwoorden met plezier je vragen over ons bibliotheeksysteem, neem vrijblijvend contact op.
