Desktop software of online bibliotheeksoftware?
Toen Colibris in 2002 het daglicht zag, bestond er nauwelijks online bibliotheeksoftware. Software werd geleverd op een cd-rom en geïnstalleerd op één of meerdere PC’s. Je betaalde extra voor meerdere computers, updates waren omslachtig en je kon enkel ter plaatse werken in de bibliotheek. Op termijn brachten veel systemen ook een extra online “module” uit, die naast de desktop software werkte. Recent zijn andere systemen zoals Aura volledig omgevormd tot “Aura Online”. Ze volgen nu het concept dat Colibris al van bij de start hanteerde.
De voordelen zijn duidelijk: geen investeringen in dure hardware, van overal toegankelijk, updates kunnen centraal gebeuren, en geen beperkingen wat betreft het aantal gebruikers.
Colibris is van bij de start opgevat als online software en had als het ware 10-15 jaar voorsprong als het gaat om “software as a service” (SaaS) of “cloud software”. Vergelijk het met webbankieren: je logt in op een website en kunt daar de volledige functionaliteit benutten. Andere systemen zoals de Adlib of Aura software zijn pas veel later omgevormd tot online cloud oplossing.
Bibliotheek software: verschillende types
We kunnen bibliotheeksoftware indelen volgens diverse kenmerken; zo zien we verschillende types:
- Een eerste groep zijn de persoonlijke bibliotheeksystemen zoals Libib, LibraryThing, Koha of Collectorz.
Ze zijn vooral bedoeld voor particulieren en bieden een eenvoudige manier om een kleine collectie boeken, tijdschriften, cd’s of dvd’s doorzoekbaar te maken. Vaak kan je echter enkel kiezen uit een gedeelde database met vooraf ingevoerde boeken waarbij je dient ‘aan te vinken’ welke je bezit. In sommige gevallen kan je ook zelf werken toevoegen of wijzigen. Deze pakketten zijn vaak gericht op het buitenland, uitleenfunctionaliteit is in deze categorie geen essenteel element en er is in sommige gevallen helemaal geen online gedeelte. Ook op andere vlakken zoals support en ondersteuning schieten ze vaak tekort in een bedrijfs- of schoolomgeving. - Een tweede groep zijn de professionele bibliotheekpakketten voor kleine tot middelgrote bibliotheken. Colibris valt hieronder, samen met Aura Online en hun aparte versie Aura Junior, Adlib, Librarika, Bidoc of BIBIS. Ze bieden uitgebreide functionaliteit voor schoolbibliotheken, bedrijfsbibliotheken en andere types van organisaties, meestal met betrouwbare ondersteuning. In deze categorie zullen we enkele pakketten naast elkaar zetten.
- De laatste groep zijn de grote systemen, voornamelijk gericht op openbare bibliotheken. In Vlaanderen vonden we in deze categorie drie grote namen terug, telkens ontwikkeld in samenwerking met een universiteit: Brocade, Vubis / V-Smart en Aleph / Alma. Recent zijn al deze systemen stopgezet en zijn nagenoeg alle openbare bibliotheken overgestapt op een eengemaakt bibliotheeksysteem: Wise van OCLC-HKA (nu de marktleider in België en Nederland in dit segment). Niet enkel het eisenpakket, maar ook de kostprijs in deze categorie is van een totaal andere orde dan wat individuele scholen, bedrijven of organisaties meestal voor ogen hebben.
Aura Online / Aura Junior, OpenBiblio, Librarika… tegenover Colibris
Wanneer we Colibris vergelijken met alternatieve bibliotheeksystemen op de markt, dan zien we verschillen op een aantal vlakken:
- Prijzetting
Niet alleen ligt de opstartkost en de maandelijkse abonnementsprijs vaak een stuk hoger, meestal wordt ook gewerkt met optionele modules waardoor de prijs snel oploopt. Colibris werkt met drie duidelijk omlijnde versies die overeenkomen met verschillende types van bibliotheken, en we hanteren een vaste all-in prijs. Natuurlijk zijn er ook gratis bibliotheeksystemen zoals Librarika, maar in dat geval is de collectie gelimiteerd, worden er advertenties getoond en heb je geen ondersteuning. - Limieten op het aantal gebruikers / beheerders
Bij Colibris vinden we het niet correct dat een klant met 100.000 items in de collectie meer betaalt dan een klant met 1000 items. De database is dezelfde, dus een ‘belasting’ op de grootte van de catalogus is onlogisch. Aura Online, Librarika en de meeste andere pakketten rekenen fors door als je collectie of het aantal gebruikers sterk groeit. - Vormgeving / gebruiksvriendelijkheid
De meeste pakketten zijn gestart als DOS- of Windows-toepassing en sommige zijn ook voor hun webapplicatie min of meer in de oude vormgeving blijven steken. BIBIS, Aura Online of Aura Junior (voorbeeld) maar vooral ook BIDOC (voorbeeld) hanteren een droge, tekst-gebaseerde layout met zware formulieren. Niet erg uitnodigend, zeker niet in een schoolomgeving. De interface is vaak slecht bruikbaar op mobiele toestellen zoals een tablet of smartphone. Colibris werd recent opnieuw ontworpen en heeft een gebruiksvriendelijke lay-out waarvoor we vaak complimenten krijgen. - Functionaliteit
Uiteraard zijn er functionele verschillen. Niet elke bibliotheeksoftware heeft een thesaurusfunctie, of uitgebreide besteladministratie. Bibliotheekkosten, tijdschriftabonnementen of een kassa bijhouden in de bibliotheeksoftware of het uitlenen van e-books is niet altijd mogelijk. Colibris wil niet zonder meer het grootste aantal functies: we beseffen immers dat meer mogelijkheden ook leiden tot meer complexe, onoverzichtelijke software. We beperken ons dus tot de meest gevraagde functies binnen onze doelgroep. - Unieke mogelijkheden
Colibris staat zeer ver in de integratie van barcodescanners en het aansturen van labelprinters vanuit onze software. Ook op het vlak van het suggeren van ISBN / EAN gegevens staan we erg ver. Scan de barcode van een boek, cd of dvd en Colibris vult de titel, auteur, uitgever… automatisch aan vanuit een hele reeks online bronnen. Geen enkel vergelijkbaar pakket biedt dezelfde graad van API integratie en vergemakkelijkt dermate het invoerproces. Aura software werkt bijvoorbeeld wel samen met NBD Biblion maar hun collectie is beperkt, Nederlandstalig én betalend. - Persoonlijke ondersteuning
Hoe snel krijg je hulp wanneer je een probleem hebt? Kan je terecht bij een vaste contactpersoon die je organisatie kent, of kom je terecht in een callcenter in Bangladesh, zoals bij Librarika? Ook op dat vlak legt Colibris de lat hoog. We hebben een uitgebreide helpsite, bieden persoonlijke ondersteuning, en proberen bovendien de vinger aan de pols te houden. We staan open voor suggesties en introduceren regelmatig nieuwigheden op vraag van klanten.
Graag meer info over onze bibliotheeksoftware?
Heb je specifieke vragen over de keuze voor Colibris? Ben je benieuwd wat onze software kan betekenen voor jouw bibliotheek? Wij beantwoorden met plezier je vragen, neem vrijblijvend contact op.
